کدام نرم افزار حسابداری بهتر است؟
تا حدود چهل سال پیش که هنوز کامپیوتر وارد ایران نشده بود، عمل ثبت و ضبط هزینه ها و درآمد های کسب و کارهای مختلف به صورت دستی انجام می‌گرفت. شرکت ها برای امور حسابداری شان افرادی را استخدام می‌کردند و آنها اطلاعات مربوطه را در دفاتر بزرگی ثبت می‌کردند. این دفاتر در آرشیو شرکت‌ها در یک اتاق بایگانی می‌شد تا برای ارجاعات بعدی به آنها مراجعه شود. با ورود اولین کامپیوترها به ایران کم کم افرادی به این فکر افتادند تا راهی برای خلاص شدن از دفاتر حسابداری پیدا کنند. هدف از این کار البته فقط مشکل نگهداری آرشیوها نبود. علاوه بر این مشکل، ارجاعات بعدی و پیدا کردن یک سند از بین هزاران و گاه میلیون‌ها سند؛ کار دشواری بود. به ویژه اگر حسابدار بنا به هر دلیلی عوض می‌شد و یک حسابدار جدید قرار بود متصدی امر شود، آن گاه تقریباً هیچ چیز از اتفاقات قبلی نمی‌دانست و این مسئله در عمل حسابداری شرکتهای بزرگ را با مشکل مواجه می‌کرد. امروزه نرم افزارهای حسابداری زیادی طراحی شده که حسابداری را بسیار راحت کرده است. البته تعداد زیاد این نرم افزارها هم گاه گیج کننده است و شاید شما را در انتخاب با مشکل مواجه کند؛ ممکن است نام نرم‌افزار هلو و یا نرم افزار های مشابه، زیاد به گوشتان خورده باشد و فکر کنید که حتماً همین نرم افزارهای معروف برای کارتان مناسبند. اما حقیقت آن است که هر نرم افزار کاربری ویژه‌ی خود را دارد. این مقاله چند نکته‌ی مهم را برای انتخاب نرم‌افزار حسابداری مناسب به شما می‌گوید. ممکن است خودتان بخواهید حسابدار شوید یا برای کسب و کارتان یک نرم افزار انتخاب کنید؛ فرقی ندارد به هرحال باید قبل از انتخاب نرم افزار حسابداری مناسب به این چند نکته توجه کنید تا انتخاب بهتری داشته باشید.
آنلاین یا آفلاین؟
نرم‌افزارهای آفلاین در واقع نرم افزار هایی هستند که بر روی دسکتاپ شما نصب می‌شوند. این نرم افزارها نیاز چندانی به اینترنت ندارند و تمام منابع اطلاعاتی مرتبط با آنها هم درون کامپیوتری که بر روی آن نصب شده‌اند ذخیره می‌شوند. اما در نرم‌افزارهای آنلاین که اصطلاحاً به آنها سیستم‌‌های ابری هم می‌گویند، تمام اطلاعات شما بر روی یک سیستم مرکزی ذخیره می‌شود که با وصل شدن به اینترنت، میتوانید به آن متصل شوید. مزیت این سیستم‌ها آن است که حجم اطلاعات هر چقدر هم زیاد باشد، مشکلی برای ذخیره و نگهداری آن ندارید. هم‌چنین نیازی نیست نگران پاک شدن اطلاعات یا عوض کردن ویندوز و مسائل این چنینی باشید. در سیستم‌‌های ابری شما میتوانید از هر نقطه‌ی دنیا به اطلاعاتتان دسترسی داشته باشید و امکان دسترسی چند نفر نیز فراهم است. البته بعضی از نرم‌افزارهای آفلاین هم قابلیت دسترسی چند نفر را دارند. برای مثال نرم‌افزار هلو یک نرم‌افزار آفلاین است که هم نسخه‌ی تک کاربره دارد و هم نسخه‌ی شبکه. در حال حاضر خدمات مبتنی بر سیستم‌‌های ابری توسط چند شرکت در ایران ارائه می‌شوند.
امنیت اطلاعات
چه از نرم‌افزارهای آنلاین استفاده کنید و چه آفلاین به هرحال قبل از هر چیز از امنیت اطلاعتتان اطمینان حاصل کنید. از شرکت‌هایی که خدمات ارائه می‌دهند بپرسید که اطلاعاتتان را چگونه ذخیره می‌کنند. این اطلاعات احتمالاً بر روی وب سایت این شرکت‌ها وجود دارد. اما به هرحال میتوانید برای اطمینان بیشتر با شرکت مربوطه تماس گرفته و از آنها سؤالات خود را در این باره بپرسید. یک مسأله بسیار مهم پروتکل‌هایی است که شرکت‌ها از آنها استفاده می‌کنند. برای مثال پروتکل HTTPS تضمین می‌کند که داده‌‌های انتقال یافته از کامپیوتر شما به سرورهای شرکت نرم‌افزاری رمزگذاری شده است و نمی‌توانند توسط هکرها مشاهده شوند.
امکانات نرم افزاری
قبل از انتخاب نرم‌افزار، کاربری هایتان را مشخص کنید. اگرچه دسترسی به نرم‌افزارهای حسابداری مانند دانلود نسخه اندروید نرم افزار هلو کار نسبتاً راحتی است، اما به هرحال باید قبل از انتخاب نرم‌افزار بدانید که به چه امکاناتی نیاز دارید. مدیریت لیست مشتریان و فروشندگان، صورتحساب‌‌های بدهی، صورتحساب‌‌های پرداخت، معاملات بانکی، مدیریت سهام، پشتیبانی از معاملات ارزی، دسته بندی معاملات با توجه به پروژه‌‌های مختلف و دسترسی تیم‌‌های مختلف به اطلاعات از مهم‌ترین ویژگی‌هایی هستند که یک نرم‌افزار حسابداری مطلوب باید از آن بهره مند باشد.
رابط کاربر و پیچیدگی
نرم‌افزاری که می‌خواهید انتخاب کنید نباید خیلی پیچیده باشد. بسیاری از صاحبان کسب و کار هیچ ذهنیتی نسبت به عملیات حسابداری ندارند و به هر حال ممکن است بخواهند علاوه بر حسابداری که استخدام کرده‌اند، خودشان نیز نرم‌افزار را چک کنند و در جریان باشند؛ اگر محیط نرم‌افزار ساده باشد، هم کاربری از آن راحت‌تر است و هم افراد دیگر به راحتی می‌توانند با آن آشنا شوند. اما برای آموزش یک نرم‌افزار پیچیده باید زمان و هزینه‌ی زیادی را صرف آموزش افراد نمود. نرم‌افزار حسابداری هلو همان طور که از نامش هم پیدا است، یکی از ساده‌ترین نرم افزارها است که در عین برخورداری از امکانات زیاد، محیط کاربری بسیار ساده‌ای دارد. با همه این احوال در صورتی که حین کار سئوالی برای شما پیش آمد با تمدید پشتیبانی نرم افزار هلو می توانید از ساعت ۸ صبح تا ۱۲ شب با بخش خدمات پشتیبانی در تماس باشید.
مقیاس پذیری
شاید در ابتدای کار نسخه اندروید نرم افزار هلو کارتان را راه بیندازد، اما ممکن است بعدها بخواهید کسب و کارتان را به یک شرکت بزرگ تبدیل کنید. بنابراین باید مطمئن شوید که نرم افزار هلو یا هر نرم افزار حسابداری دیگری که در ابتدا از آن استفاده کرده اید، بعدها هم از پس عمل حسابداری شما برخواهد آمد.
رعایت نکته‌‌های بالا به شما کمک می‌کند تا در انتخاب یک نرم افزار حسابداری مناسب، راحت تر و دقیق تر دست به انتخاب بزنید.
.
